Eine Veranstaltung zu planen und zu organisieren, ist oft eine gewaltige Aufgabe. Wer schon mal ein Familienfest, ein Klassentreffen oder eine Hochzeit organisiert hat, der weiß, dass man viel Zeit, Kraft und vor allem Geduld mitbringen musst. Das fängt schon damit an, dass man einen Raum braucht. Gerade in Großstädten ist aber ein Veranstaltungsort, der gut mit Auto und öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen ist, eine Rarität. Wartezeiten von mehreren Monaten ist da keine Seltenheit.
Und wenn man mal den Raum geklärt hat, muss man sie mit Menschen füllen. Dafür müssen Gästelisten vorbereitet, Adressen recherchiert und schließlich die Personen eingeladen werden. Damit möglichst viele kommen, muss die Einladung motivieren und überzeugen. Es schadet nicht, wenn die Gäste bis zur Veranstaltung einige Mal an die Veranstaltung freundlich erinnert werden. Doch es geht weiter: Catering, Getränke, Dekoration, Rahmenprogramm, Müllbeseitigung, Fotos u.v.m.
Die Organisation eines Tischfußball-Turniers ist genauso aufwendig. Da diese Trendsportart immer beliebter wird, und viele Tischfußballer sich unter dem Dach des Deutschen Fußballbundes e.V. (DTFB) organisieren, hat der Verband nun eine hilfreiche Checkliste für die Veranstaltung von DTFB-Tischfußball-Turnieren herausgebracht.
- Punkt 1: Termin beantragt?
Damit Du ein DTFB Turnier ausrichten kannst, muss der Termin spätestens 6 Wochen vor dem Turnierbeginn beim DTFB beantragt werden. Der Antrag wird vom jeweiligen Landesverband gestellt und nicht vom Ausrichter direkt.
- Ausschreibung veröffentlicht?
Die Ausschreibung soll Dir dabei helfen, mehr Teilnehmer für Dein Turnier zu begeistern, denn ohne Informationen fällt es Interessierten schwerer, sich für eine Teilnahme zu entscheiden. Die Ausschreibung muss spätestens zwei Wochen vor Turnierbeginn beim DTFB hochgeladen werden. Sollte keine Ausschreibung bis dahin vorliegen, wird das Turnier wieder aus dem Kalender gelöscht und kann nicht mehr als DTFB-Turnier ausgerichtet werden. Welche Informationen in eine Ausschreibung gehören, kann man in der Ranglistenturnierordnung nachlesen. - Turniersoftware aktualisiert und getestet?
TiFu ist die offizielle Turniersoftware für DTFB-Turniere. Die Software steht kostenfrei zum Download auf der Website des DTFB zur Verfügung. Teste TiFu bevor Du richtig loslegst, um zu prüfen, ob sie fehlerfrei läuft und Du auch weißt, wie sie zu bedienen ist.Du kannst auch den Liveticker aktivieren, dann können alle Interessierten über www.tifu.info die Voranmeldungen einsehen und den Turnierablauf in Echtzeit verfolgen. - Voranmeldedatei angelegt?
Die TiFu-Software ermöglicht es Dir, die Voranmeldungen ohne zusätzliche Dokumente zu organisieren. Nach dem Start der TiFu-Software „Neue Voranmeldungen“ auswählen, das Turnier anlegen und anschließend die Spieler voranmelden. Über „Voranmeldungen bearbeiten“ kann man dann das entsprechende Turnier immer wieder auswählen und weitere Voranmeldungen hinzufügen. - Beschallung vorhanden?
Mit der Beschallung steht und fällt ein Turnier. Sind die Aufrufe nicht zu hören, verzögern Wiederaufrufe oder das Suchen nach Spielern das Turnier. Je nach Möglichkeit sollte überall Beschallung vorhanden sein, wo sich die Turnierteilnehmer aufhalten können. - Externer Monitor verfügbar?
Während des Turniersist für die Teilnehmer die aktuelle Platzierung interessant oder an welchem Tisch man aufgerufen wurde. Ständige Nachfragen diesbezüglich sorgen bei der Turnierleitung für Mehraufwand, daher sollte ein externer Bildschirm mit diesen Infos zur Verfügung stehen. - Tischbeleuchtung vorhanden?
Eine gute Ausleuchtung des Tisches ist ein Qualitätsmerkmal, auf das Du nicht verzichten solltest. Die Teilnehmer werden es positiv in Erinnerung behalten, wenn sie sich auf das Spiel konzentrieren können und nicht darauf, den Ball überhaupt zu sehen. - Zubehör?
Hast Du Ersatzteile und Werkzeug da, falls mal eine Puppe bricht oder eine Stange gewechselt werden muss? Diese Sachen sowie Schmiermittel (Pronto) sollten an der Turnierleitung einen festen Platz haben, damit man nicht lange suchen muss. - Catering organisiert?
Die Teilnehmer müssen irgendwann essen und trinken. Wenn Du selber nichts vorbereiten möchtest, dann halte Information bereit, wo man etwas zu essen bekommen oder bestellen kann oder sorge für zusätzliche Einnahmen und biete das Catering selber an. - Sitzplätze bereitgestellt?
Sorge dafür, dass die Teilnehmer sich zwischen den Spielen irgendwo erholen können und nicht den ganzen Tag stehen müssen. - Musik?
Musik lockert die Stimmung und man stört mit Gesprächen neben dem Tisch die Aktiven weniger. - Bälle?
Ohne Bälle findet Dein Turnier nicht statt. Kümmere Dich darum, ausreichend Bälle zum Verkauf vorrätig zu haben, damit es keine Engpässe gibt, wenn mal ein neuer Ball benötigt wird. - Turnierergebnisse eintragen!
Der Landesverband ist dafür verantwortlich, die Turnierergebnisse innerhalb von 3 Tagen nach Turnierende beim DTFB hochzuladen. Sende den Ergebnisordner am besten direkt nach dem Turnier an den Verantwortlichen oder lade die Ergebnisse selber hoch, wenn Du die Möglichkeit dazu hast.